Como calcular o impacto da reforma tributária nas escolas? Com a promulgação da Reforma Tributária pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e sua regulamentação pela Lei Complementar nº 214/2025, as instituições de ensino precisam se preparar para mudanças que começam a produzir efeitos financeiros a partir de 2027.
Embora o impacto exato ainda não possa ser mensurado com precisão, pois poderá haver alterações de alíquotas durante o período de teste em 2026, já é possível estimar, com razoável precisão, qual será o custo aproximado que as escolas terão com a Reforma Tributária e, em consequência, qual será o impacto financeiro dos novos impostos.
No artigo anterior, discutimos as ações urgentes que as escolas precisam executar até 31 de dezembro de 2025 para estar operacionalmente preparadas. Neste artigo, portanto, pretende-se trazer alguns pontos para conseguirmos estimar, de forma aproximada, qual será o impacto financeiro da reforma nas instituições de ensino, considerando o novo sistema tributário.
Embora as alíquotas finais ainda possam sofrer ajustes, realizar esse exercício de cálculo desde já permite que as escolas identifiquem os principais pontos de atenção, se preparem para negociações com fornecedores e, além disso, comuniquem-se com antecedência junto às famílias, especialmente diante do provável repasse de custos.
Sem a intenção de esgotar o assunto, este artigo apresenta um método prático para que gestores calculem o impacto da reforma tributária nas escolas. Nesse sentido, os valores utilizados consideram estimativas baseadas nas informações disponíveis até o momento, que deverão ser ajustadas conforme a regulamentação final.
Compreender o regime tributário da escola
O primeiro passo é identificar em qual regime tributário da escola a instituição de ensino se enquadra, pois o impacto da reforma tributária nas escolas varia significativamente conforme a forma de tributação atual e a respectiva estrutura tributária.
Simples Nacional
Escolas enquadradas no Simples Nacional terão menor impacto direto na apuração de impostos durante a transição, pois o Simples Nacional continuará existindo paralelamente ao novo sistema tributário.
No entanto, essas instituições sofrerão forte impacto indireto por meio do repasse de custos pelos fornecedores, que já estarão no regime regular do IBS e da CBS, o que afeta diretamente a estrutura de custos.
É importante destacar que, mesmo no Simples Nacional, a escola precisará emitir documentos fiscais no novo formato e estará sujeita às novas obrigações acessórias, o que também interfere no planejamento tributário.
Lucro Real
Escolas tributadas pelo Lucro Real enfrentarão o maior impacto direto. Esse regime já permite o aproveitamento de créditos de PIS e COFINS hoje. Entretanto, a estrutura de créditos de IVA é diferente e, em muitos casos, menos favorável para o setor educacional.
A folha de pagamento, que representa o principal custo operacional das escolas, não gera crédito de IVA. Ao contrário de outros setores da economia, nos quais insumos e matérias-primas têm peso maior.
Além disso, a alíquota efetiva do IVA, mesmo com a redução de 60%, tende a ser superior à carga atual de PIS e COFINS para muitas instituições, elevando a carga tributária.
Lucro Presumido
O Lucro Presumido apresentará impacto intermediário entre o Simples Nacional e o Lucro Real. Atualmente, escolas nesse regime não aproveitam créditos de PIS e COFINS, pagando cerca de 3,65% sobre a receita bruta.
Com o novo sistema tributário, passarão a ter direito a créditos tributários, o que é positivo. Contudo, a alíquota estimada de 10,6% é significativamente maior do que os 3,65% atuais. Assim, se os créditos de IVA aproveitados não forem suficientes para compensar essa diferença, haverá aumento líquido na carga tributária.
Sem Fins Lucrativos (imune)
Instituições sem fins lucrativos, reconhecidas como imunes ou isentas, continuarão sem pagar tributos sobre sua receita. No entanto, sofrerão impacto indireto significativo via repasse de custos pelos fornecedores, que estarão plenamente sujeitos ao novo sistema.
Por isso, identifique seu regime antes de prosseguir com o cálculo. E, além disso, considere consultar um contador especializado para avaliar se vale a pena uma mudança de regime tributário antes da implementação plena da reforma em 2027.
Analisar estrutura de custos atual
Para calcular o impacto da reforma tributária nas escolas, faz-se necessário conhecer a composição detalhada da estrutura de custos operacionais. Nesse sentido, organize os seguintes dados em uma planilha, preferencialmente como percentual da receita bruta mensal ou anual.
Folha de pagamento (salários e encargos)
Este é o item mais crítico da análise. Por isso, inclua salários brutos de professores, coordenadores, diretores e equipe administrativa, além de todos os encargos trabalhistas (INSS, FGTS, férias, 13º salário e rescisões, por exemplo).
No setor educacional, a folha de pagamento corresponde a uma parcela significativa da receita das escolas. Esse dado é fundamental, pois salários não geram créditos tributários no novo sistema, o que amplia o impacto financeiro da reforma nas instituições de ensino.
Fornecedores de serviços
Mapeie todos os fornecedores de serviços. Por exemplo:
limpeza, segurança, alimentação (cantina escolar ou refeitório).
tecnologia (sistemas de gestão, plataformas educacionais).
manutenção predial, jardinagem.
transporte escolar (se próprio ou terceirizado).
Para cada fornecedor, identifique se é pessoa jurídica no regime regular ou optante pelo Simples Nacional, pois isso afetará diretamente o cálculo dos créditos de IVA. Além disso, esses fornecedores tendem a reajustar preços para refletir o novo sistema tributário, exigindo negociações contratuais.
Materiais e insumos
Inclua materiais didáticos (exceto livros, que são imunes e não geram créditos), materiais de escritório, produtos de limpeza, uniformes e equipamentos de informática e quaisquer outros bens tangíveis adquiridos regularmente. Verifique o perfil de fornecedores e se operam no regime regular ou no Simples Nacional.
Aluguel
Se a sua escola opera em imóvel alugado, verifique se o proprietário é pessoa física ou jurídica. Se acaso for pessoa física, esse fator determina a geração ou não de créditos tributários.
Energia, água e telecomunicações
Esses custos, fornecidos por concessionárias, geram créditos de IVA e devem ser contabilizados separadamente. Portanto, organize esses dados com precisão, pois o cálculo do impacto financeiro dos novos impostos depende diretamente da qualidade das informações.
Calcular o impacto direto: quanto você pagará de IVA
A alíquota padrão estimada do IVA brasileiro (IBS + CBS) está em torno de 26,5%. Portanto, com a redução de 60% prevista para o setor educacional, a alíquota efetiva será de aproximadamente 10,6%.
Exemplo hipotético do impacto da reforma tributária nas escolas
Uma escola com receita bruta anual de R$ 1.000.000,00 pagará, em tese, R$ 106.000,00 de IVA (10,6% sobre a receita).
Contudo, esse valor poderá ser reduzido por meio do aproveitamento de créditos de IVA.
Calcular os créditos tributários que poderão ser aproveitados
Nem todos os custos geram crédito de IVA, o que torna o impacto da reforma tributária mais complexo para o setor educacional.
Geram crédito de IVA
Materiais e insumos adquiridos de fornecedores tributados pelo regime regular (Lucro Real ou Presumido).
Serviços contratados de empresas no regime regular, como limpeza, segurança, alimentação e tecnologia, por exemplo.
Energia elétrica fornecida por concessionárias.
Aluguel, quando o locador for pessoa jurídica ou pessoa física contribuinte do IBS/CBS.
NÃO geram crédito de IVA
Folha de pagamento (salários e encargos trabalhistas), que representa o principal custo das escolas.
Livros didáticos, jornais e periódicos (imunes constitucionalmente – art. 150, VI, ‘d’ da CF/88).
Aluguel de pessoa física não contribuinte (com até 3 imóveis ou receita anual inferior a R$ 240.000,00).
Impostos sobre lucro (IRPJ, CSLL) e outras despesas não relacionadas à atividade operacional.
Portanto, escolas que fornecem material didático incluso na mensalidade devem considerar esse fator no cálculo do impacto financeiro da reforma nas instituições de ensino. Afinal, representa uma despesa sem contrapartida tributária.
Atenção especial ao Simples Nacional
A LC 214/2025 permite o chamado Simples Híbrido, no qual empresas do Simples Nacional podem optar por recolher IBS e CBS pelo regime regular (débito-crédito). Nesse caso, passam a gerar créditos tributários de IBS e CBS para seus clientes.
Já fornecedores que permanecem no Simples tradicional não geram créditos, o que afeta diretamente o perfil de fornecedores e o cálculo do impacto da reforma tributária nas escolas.
Exemplo hipotético do impacto da reforma tributária nas escolas
Se os custos que geram crédito representam 30% da receita (R$ 300.000,00), o crédito de IVA será de R$ 31.800,00 (10,6% sobre R$ 300.000,00).
Porém, se 40% desses fornecedores forem do Simples Nacional (não geram crédito), o crédito efetivo cai para R$ 19.080,00, elevando o IVA líquido a pagar para R$ 86.920,00.
Compare esse valor com o que você paga, hoje, de PIS, COFINS e ISS para identificar a diferença real.
Considerar o repasse de custos pelos fornecedores
Os fornecedores de serviços também serão impactados pela reforma e tenderão a realizar repasse de custos. O montante do repasse varia conforme o tipo de serviço e a estrutura de custos de cada fornecedor.
Empresas intensivas em mão de obra
Fornecedores de limpeza, segurança e alimentação têm a folha de pagamento como principal custo. Como salários não geram créditos de IVA, então, essas empresas terão aumento significativo de carga tributária e tenderão a repassar percentual relevante sobre o valor dos contratos.
Empresas de tecnologia e serviços especializados
Já fornecedores de tecnologia (softwares, plataformas educacionais e consultorias, por exemplo) têm estrutura de custos mais diversificada, com maior proporção de despesas que geram créditos (servidores, infraestrutura, licenças). Portanto, o repasse tende a ser menor.
Fornecedores de materiais e insumos
Distribuidores de material didático e equipamentos já operam com margens apertadas e forte concorrência. Assim, o repasse pode variar dependendo da cadeia de fornecimento.
Fornecedores no Simples Nacional
Pequenos fornecedores optantes pelo Simples terão impacto diferenciado. Durante o período de transição (2027-2032), continuarão no Simples, mas podem enfrentar pressão competitiva de empresas no regime regular que conseguirão oferecer créditos tributários aos clientes. Portanto, isso torna a negociação individual ainda mais relevante.
Em resumo, é fundamental negociar com cada fornecedor individualmente, solicitando transparência sobre os cálculos e buscando cláusulas contratuais que limitem reajustes abusivos. Considere também diversificar fornecedores para manter competitividade.
Para fins de planejamento, por exemplo, estime o impacto com base nas informações que seus fornecedores apresentarem durante as negociações contratuais de 2026. Ou seja, se os custos com fornecedores representam uma parcela relevante da sua receita (tipicamente entre 10% e 15%), e o repasse médio for de 4%, o impacto adicional será significativo e, portanto, deve ser somado ao IVA líquido calculado anteriormente.
Calcular impacto da reforma tributária nas escolas
O cálculo apresentado é uma estimativa baseada em premissas que poderão ser ajustadas conforme a regulamentação final da Reforma Tributária. Assim, as alíquotas definitivas serão calibradas durante 2026 e, portanto, alguns detalhes poderão mudar.
Ainda assim, a complexidade da transição exige que as instituições compreendam sua estrutura tributária específica e calculem o impacto da reforma tributária nas escolas com base em dados reais. Não existe uma resposta única, pois cada escola terá um resultado distinto conforme regime tributário, estrutura de custos e perfil de fornecedores, principalmente.
Esse exercício de cálculo apresentado neste artigo deve ser realizado com os números reais da instituição, preferencialmente com apoio de contador especializado. Então, acompanhe as publicações oficiais durante 2026 e refaça os cálculos quando as alíquotas definitivas forem confirmadas.
Assim, a partir desses dados, será possível planejar reajustes de mensalidade, negociar com fornecedores e avaliar a necessidade de otimização de custos ou de mudança de regime tributário, por exemplo. Em síntese, o planejamento tributário passa a ser estratégico para a sustentabilidade das escolas nos próximos anos.
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