Após décadas de debates, a reforma tributária finalmente se tornou uma realidade com a promulgação da Emenda Constitucional 132/2023 e sua regulamentação pela Lei Complementar 214/2025. Para muitos gestores escolares, 2026 parecia uma data distante, um marco no horizonte para futuras preocupações. No entanto, o início da reforma chegou e, agora, estamos a menos de dois meses do início da vigência da nova legislação.
É importante esclarecer desde já: o impacto financeiro mais direto da reforma tributária só começará a ser sentido em 2027. A carga tributária que sua escola paga permanecerá praticamente a mesma durante 2026. Ou seja, os tributos atuais – PIS, COFINS e ISS – continuarão sendo recolhidos normalmente. Nesse sentido, o propósito deste artigo é expor a urgência e a relevância de começar a agir agora.
Embora o impacto financeiro só ocorra a partir de 2027, as obrigações legais e operacionais são imediatas. A partir de janeiro de 2026, sua escola precisará emitir documentos fiscais em um formato totalmente novo. Sem os sistemas adequados, as novas exigências para o preenchimento das notas fiscais, por exemplo, não poderão ser cumpridas conforme a legislação do novo sistema fiscal.
Em outras palavras, sem preparação adequada, você pode sofrer multas por não conformidade. E, sem planejamento financeiro apropriado, você chegará a 2027 sem saber quanto precisará reajustar suas mensalidades ou onde poderá, ou precisará, cortar custos. Por isso, revisar sistemas, realizar auditoria tributária e iniciar a análise de impacto financeiro tornam-se prioridades urgentes.
O custo da inércia
A inércia agora pode custar caro em termos de conformidade, competitividade e estabilidade operacional. Este artigo serve como um guia prático e urgente para os próximos 60 dias.
Nele, vamos diferenciar o que mudará imediatamente em janeiro de 2026 e o que será implementado gradualmente nos anos seguintes. Além disso, apresentamos um checklist com 10 ações consideradas essenciais para serem executadas até 31 de dezembro de 2025.
O objetivo não é alarmar. Pelo contrário, escolas bem-preparadas não apenas sobreviverão, mas também poderão até se fortalecer nesse processo de adequação e conformidade a um novo cenário fiscal. Em síntese, busca-se trazer maior clareza, apresentando um plano de ação concreto para o início da reforma tributária.
O que muda e o que não muda a partir de janeiro de 2026
Para entendermos melhor os impactos iniciais da reforma tributária no setor educacional a partir de 2026, é necessário compreender a diferença entre mudanças operacionais e mudanças financeiras. Tal diferenciação é fundamental para que os gestores escolares saibam onde concentrar esforços nos próximos 40 dias.
Mudanças operacionais e mudanças financeiras
Em 2026, as mudanças serão operacionais. Portanto, isso significa que você precisará realizar as atividades de forma diferente, embora ainda não pague mais ou menos impostos. Por exemplo, será obrigatório emitir notas fiscais em um novo formato, utilizar sistemas atualizados e reportar informações de maneira distinta devido ao novo sistema tributário.
As mudanças financeiras – aquelas que efetivamente impactam o caixa da escola – começam apenas em 2027. É nesse ano que as alíquotas serão alteradas de fato, quando fornecedores repassarão aumentos de custos e quando você precisará considerar reajustes de mensalidade, por exemplo. Portanto, o impacto da reforma tributária no fluxo de caixa só ocorrerá em 2027.
Por isso, 2026 é o ano da preparação, tanto para adequar seus sistemas para conseguir operar, quanto para ajustar seus cálculos e saber exatamente quanto a reforma tributária custará a partir de 2027.
Checklist da reforma tributária: 10 ações para realizar até 31 de dezembro de 2025
Os próximos 60 dias serão decisivos para determinar como sua escola atravessará a transição para o novo sistema tributário. Não se trata de alarmismo, mas de agir com organização e prioridades.
Algumas dessas ações são urgentes e críticas, pois garantem que a escola consiga operar normalmente a partir de janeiro. Outras são estratégicas e estruturam a base para que sua escola prospere no novo cenário fiscal, que se consolidará em 2027 e nos anos seguintes.
O checklist a seguir organiza ações por ordem de prioridade e urgência. Algumas podem ser executadas internamente pela sua equipe, enquanto outras exigirão apoio externo de consultores, contadores ou fornecedores de tecnologia. O importante é iniciar o quanto antes.
#1 Auditoria tributária completa
O novo sistema cruzará todos os dados automaticamente. Portanto, regularizar pendências agora evita multas futuras.
#2 Atualização do software de gestão
Sem sistema compatível com DF-e, você não emite nota fiscal. E, sem nota, não fatura. Por isso, a atualização do software de gestão é indispensável.
#3 Treinamento da equipe administrativa
Acima de tudo, sua equipe precisa dominar os novos sistemas antes de janeiro para evitar erros operacionais.
#4 Revisão de contratos com fornecedores
Antecipar e negociar o repasse de custos previsto para 2027, acima de tudo, garante previsibilidade orçamentária.
#5 Análise de impacto financeiro
Compreender a dimensão do desafio e o impacto da reforma tributária para 2027 é essencial para planejar reajustes e otimizações.
#6 Contratação de consultoria tributária
Sem dúvida, especialistas identificam oportunidades e riscos que podem passar despercebidos internamente.
#7 Revisão da estrutura jurídica
Avaliar se o regime tributário vigente continuará vantajoso no novo cenário tributário.
#8 Comunicação interna
Alinhar toda a equipe em relação às mudanças e, ao mesmo tempo, preparar respostas para dúvidas das famílias.
#9 Preparação da comunicação com famílias
Elaborar mensagem transparente sobre a reforma tributária é, sem dúvida, importante para explicar e justificar futuros reajustes.
#10 Planejamento estratégico 2026-2028
Por fim, definir metas de eficiência e investimento para transformar o desafio da reforma tributária em oportunidade.
Este checklist não é opcional
Este checklist não é uma lista de sugestões opcionais de boas práticas a serem consideradas quando houver tempo. Trata-se de um plano de ação essencial para a preparação para o início da reforma tributária em 2026.
Cada uma dessas 10 ações aborda um aspecto crítico da transição:
conformidade legal,
eficiência operacional,
planejamento financeiro
gestão estratégica.
Por isso, ignorar qualquer uma delas pode resultar em problemas sérios, desde a impossibilidade de operar em janeiro até surpresas financeiras desagradáveis em 2027. Por outro lado, executá-las com disciplina e foco colocará sua escola em posição de força, controle e previsibilidade. O momento para agir é agora.
Aprofundando as ações mais críticas
Dentre as 10 ações do checklist, três delas merecem atenção especial por serem absolutamente críticas para a operação da sua escola.
#1 Auditoria tributária completa
O novo sistema fiscal será altamente integrado e digitalizado, cruzando informações de todas as suas operações em tempo real. Assim, pequenas inconsistências ou pendências fiscais do passado, que antes poderiam passar despercebidas devido à fragmentação dos sistemas atuais, serão facilmente identificadas pela Receita Federal.
Portanto, realizar uma auditoria completa agora é uma medida preventiva essencial. Em síntese, verifique se seu enquadramento tributário está correto e se todas as declarações dos últimos cinco anos foram feitas adequadamente. Ao mesmo tempo, revise as apurações de PIS, COFINS e ISS, identifique possíveis erros de classificação fiscal e regularize qualquer débito pendente, mesmo que pequeno.
Além disso, considere contratar uma auditoria externa caso sua equipe interna não tenha experiência suficiente. Certamente, o custo dessa auditoria será muito menor do que as multas e os problemas que podem surgir em 2026 e 2027, caso inconsistências sejam descobertas pelo fisco.
#2 Atualização do software de gestão
Esta é, sem dúvida, a ação mais urgente e crítica de todas. Seu ERP ou sistema de gestão escolar é o coração da sua operação financeira e administrativa. A partir de 5 de janeiro de 2026, você será obrigado a emitir documentos fiscais eletrônicos no novo formato (DF-e). Sem um sistema compatível, você simplesmente não conseguirá emitir notas fiscais e, sem elas, não será possível manter-se em conformidade com a reforma tributária.
Entre em contato imediatamente com seu fornecedor de software e faça as seguintes perguntas:
O sistema está homologado para emitir DF-e?
Há um cronograma de atualizações?
Qual é o custo desta atualização?
O sistema está preparado para o split payment?
- Há treinamento disponível para a equipe?
Caso seu fornecedor não disponha de uma solução pronta ou confiável, será necessário considerar a migração para outro sistema. Trata-se de uma decisão difícil, porém necessária.
#4 Revisão de contratos com fornecedores
Embora o impacto financeiro da reforma tributária só deva começar a ser sentido em 2027, seus fornecedores já estão se planejando e calculando quanto precisarão repassar em custos. Por exemplo, empresas de limpeza, segurança, alimentação, transporte escolar e tecnologia terão seus custos tributários aumentados e, inevitavelmente, repassarão uma parte significativa desse aumento para seus clientes, incluindo sua escola.
Antecipe-se a esse movimento. Por isso, revise todos os contratos vigentes, especialmente as cláusulas de reajuste e de revisão de preços. Muitos contratos possuem cláusulas genéricas que permitem reajustes “em caso de aumento de custos”, o que pode abrir margem para aumentos abusivos.
Tente negociar agora, enquanto ainda há tempo, um teto máximo de reajuste ou uma fórmula transparente e previsível para 2027 e 2028, baseada em índices objetivos.
Enfim, quanto mais previsibilidade você conseguir garantir em seus custos variáveis, mais fácil será planejar seu orçamento e, como resultado, definir reajustes de mensalidade de forma justa e competitiva.
Os riscos da inércia
Ignorar a preparação para 2026, com toda a certeza, não é uma opção. Afinal, as consequências da inércia diante da reforma tributária podem ser severas e comprometer tanto a saúde financeira quanto a operacional da sua instituição. Por isso, avalie os riscos:
OPERACIONAIS – A falta de atualização dos seus sistemas pode simplesmente impedir sua escola de emitir notas fiscais em janeiro, causando problemas administrativos e problemas de faturamento. Você não conseguirá receber mensalidades, pagar fornecedores ou operar normalmente, por exemplo.
FISCAIS – A não conformidade com as novas obrigações acessórias pode resultar em multas e fiscalização mais rigorosa por parte da Receita Federal. Em resumo, inconsistências identificadas pelo fisco podem levar a autuações e processos administrativos onerosos.
FINANCEIROS – A falta de um planejamento financeiro pode resultar em um choque de fluxo de caixa em 2027, forçando reajustes abruptos nas mensalidades, o que pode aumentar a inadimplência escolar e a evasão de alunos. Nesse contexto, sem saber quanto precisará reajustar, você pode perder competitividade ou comprometer suas margens.
DE IMAGEM – Uma comunicação reativa e de emergência com as famílias sobre o aumento de custos gerado pela reforma tributária, feita em cima da hora, pode minar a confiança e a reputação da escola. Portanto, transparência e antecedência são fundamentais para manter o relacionamento com a comunidade escolar.
Reforma tributária: conclusão
A reforma tributária representa a maior alteração no sistema fiscal brasileiro em décadas. O ano de 2026 marcará o início dessa nova realidade. Embora a carga tributária não mude no ano que vem, é fundamental construir uma base sólida para janeiro de 2026.
As 10 ações listadas neste artigo representam um roteiro prático para que sua escola atravesse essa transição de forma organizada e preparada. Ou seja, quanto mais cedo você começar, mais tempo terá para ajustar processos e tomar decisões com calma, sem a pressão de prazos apertados.
Sem dúvida, o trabalho realizado em novembro e dezembro de 2025 facilitará significativamente a operação em 2026 e o planejamento financeiro para 2027. Para o gestor escolar que busca previsibilidade e controle, o momento de começar é agora. Organize-se, priorize as ações mais urgentes e avance com consistência. Assim, sua escola estará bem-posicionada para o novo cenário fiscal decorrente da reforma tributária.
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