Uma instituição de ensino precisa lidar, diariamente, com uma série de papéis, arquivos e informações valiosas para o pleno desempenho de suas atividades. Por isso, uma boa gestão de documentos pode proporcionar economia e maior eficiência.
Dessa forma, padronizar a forma como cada documento será gerado e armazenado auxilia no desenvolvimento das ações propostas pelo Projeto Político Pedagógico (PPP) e, até mesmo, no controle do fluxo de caixa.
Neste blog post, apresentarei a importância da gestão de documentos e os impactos positivos que ela pode proporcionar. Além disso, você conhecerá 4 dicas para melhorar o gerenciamento de informações na sua escola. Boa leitura!
Entenda a importância da gestão de documentos
Você já imaginou perder dados sobre o PPP ou não encontrar as pastas com dados e informações de cada aluno?
Esses cenários, sem dúvida, impactam diretamente a rotina escolar e trazem consequências negativas — como atraso nas atividades de sala de aula e reclamações dos pais e dos estudantes.
A gestão de documentos tem como objetivo garantir uma maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento de dados. Ou seja, ela existe para facilitar o acesso e o manuseio de informações do dia a dia da gestão escolar.
Quando bem aplicado, esse gerenciamento proporciona benefícios, como:
economia de tempo e agilidade no atendimento,
recuperação de dados,
preservação da memória institucional,
otimização da informação.
Confira 4 dicas para melhorar a gestão de documentos
Agora que você conheceu um pouco mais sobre a importância desse gerenciamento, chegou o momento de apresentar 4 superdicas para a gestão de documentos na sua escola. Acompanhe!
1. Determine os procedimentos de organização
É importante ressaltar a característica colaborativa para uma boa gestão de documentos. Por isso, é preciso incentivar a participação de todos os funcionários e estabelecer padrões a serem seguidos.
O gestor deve levar em consideração as opiniões dos profissionais da educação na hora de elaborar os processos da gestão de documentos da escola. Questione sobre qual a melhor disposição da sala e quais documentos precisam estar em fácil acesso.
Depois, ainda é necessário verificar se os procedimentos estabelecidos estão sendo seguidos corretamente.
2. Gestão de documentos: separe por categorias
Para que o gerenciamento funcione de maneira adequada, é fundamental não misturar as informações.
Ou seja, os resultados acadêmicos de cada estudante não podem ser armazenados no mesmo espaço que as informações sobre matrículas e rematrículas, por exemplo.
Por isso, estabeleça um padrão. Crie espaços divididos entre categorias, tais como: finanças, atividades pedagógicas, acompanhamento dos alunos, dados cadastrais etc.
Além disso, para facilitar o acesso às informações, opte por manter uma ordem — alfabética, por data ou por qualquer outro modo de ordenação que a sua equipe ache mais fácil.
Outra sugestão é utilizar etiquetas ou pastas de cores diferentes para facilitar a localização e a memorização dos colaboradores.
3. Use móveis adequados
Para facilitar ainda mais o acesso às informações, é preciso ter móveis que auxiliem o armazenamento e a separação dos documentos. Por isso, invista em prateleiras, estantes, armários e gaveteiros.
Na hora de organizar, dê preferência aos papéis de uso diário, colocando-os em um local de fácil acesso.
Por outro lado, aqueles materiais que não são usados no cotidiano podem ser estocados em móveis específicos, posicionados no fundo da sala.
4. Utilize um super aplicativo para o gerenciamento escolar
A tecnologia pode auxiliar, minimizar e otimizar a sempre necessária burocracia. Um super aplicativo de educação e gestão escolar, sem dúvida, proporciona ferramentas e múltiplas soluções que agilizam processos, facilitam o dia a dia da gestão escolar.
Por exemplo, deixar boletins, históricos e informes escolares disponíveis e acessíveis direto no superApp facilita (e muito!) a comunicação com pais e estudantes.
Além disso, os recursos e funcionalidades de um super aplicativo de educação proporcionam o armazenamento de informações de forma segura e otimizada.
Como resultado, geram economia com a impressão de documentos e evitam o excesso de papéis circulando pela Secretaria. Além disso, algumas “situações” são facilmente evitadas ou minimizadas com um super aplicativo. Como a demora e a dificuldade de acessar o histórico escolar dos alunos em caso de transferência, por exemplo, serão minimizadas.
Além disso, quando utiliza a tecnologia, evita a perda de dados e informações.
Por fim, uma boa gestão de documentos contribui para melhorar a comunicação entre escolas, estudantes e famílias.
