Equilíbrio e segurança são palavras-chave se acaso o assunto for organizar as finanças da escola. Claro, nem sempre é fácil e, às vezes, a balança pende mais para um dos lados. Especialmente, quando os cenários demandam investimentos para manter e crescer.
A década de 2020, com toda a certeza, é pródiga e exemplar para demonstrar a importância de organizar as finanças da escola. Tanto para manter as escolas abertas e escolarizando, durante a pandemia, quanto para impulsionar o negócio educacional e fazer a escola crescer, neste cenário pós-pandemia.
Certamente, muitos aspectos e fatores estão presentes e impactam a organização financeira das instituições de ensino. Mas, hoje, vamos começar pelo simples e pelo básico. De fato, o mantra a seguir é fazer mais com menos.
Em outras palavras, é preciso gastar menos. Porém, ao economizar, a gestão escolar deve manter e garantir a eficiência, a eficácia e a efetividade dos processos de ensino-aprendizagem e do negócio educacional.
Fazer mais com menos de forma excelente
Cortar e reduzir gastos. Em primeiro lugar, essas são as estratégias de gestão que, de fato, levarão as instituições de ensino a economizar nos custos e nas despesas.
Certamente, não é um trabalho fácil. Contudo, é necessário considerar reduzir custos e cortar despesas em nome do equilíbrio e da saúde financeira. Então, a gestão escolar deve manter o controle total para organizar as finanças da escola.
Nesse sentido, quanto mais organizadas as finanças, mais fácil será a tarefa. Caso contrário, as dificuldades serão muito maiores do que o necessário.
Sempre há o que cortar e como economizar, especialmente em custos e despesas. Mesmo sendo básico e simples, muitos gestores ainda aprovam gastos supérfluos e dispensáveis.
Controle total das finanças da escola
Antes de mais nada, vamos definir CUSTOS e DESPESAS. Afinal de contas, são conceitos com definições diferentes. Porém, tem enorme potencial para afetar o equilíbrio das finanças das instituições de ensino.
Em primeiro lugar, definir gastos, custos e despesas é o primeiro passo para organizar as finanças da escola.
GASTOS
São o pagamento de qualquer obrigação financeira para obter bens ou serviços. Então, um gasto pode ser considerado custo ou uma despesa, conforme o seu objetivo/função.
CUSTOS
São todo o desembolso de dinheiro para conseguir um resultado. No caso, para realizar o negócio educacional em todas as suas dimensões. Ou seja, todos os valores necessários para prestar serviços educacionais, de qualidade, claro.
DESPESAS
São todo o gasto necessário para conseguir as receitas necessárias ao negócio educacional. Isto é, os valores financeiros (menos dinheiro) indispensáveis à geração de receita (mais dinheiro) para a escola.
Conhecer e manter o controle sobre cada um desses aspectos é função da gestão escolar. Afinal, quando gastos, custos e despesas são bem gerenciados e organizados, influenciam positivamente, com equilíbrio e segurança, o resultado financeiro das instituições de ensino.
Relatórios financeiros são essenciais para organizar as finanças da escola
Dados e informações são essenciais para qualquer processo de gestão. Por isso, a relevância dos relatórios financeiros. Por meio deles é que os gestores conseguem chegar a melhores alternativas e soluções para tornar mais eficientes, eficazes e efetivos os gastos (custos e despesas).
Relatórios financeiros são “ouro” para a moderna gestão escolar. Pois, a partir da análise dos dados neles contidos, a gestão profissional consegue informações que produzem conhecimentos e insights.
A análise periódica de relatórios financeiros, certamente, auxilia e torna mais assertivo decidir sobre investimentos e/ou cortes. Também, permite o timming correto às deliberações administrativas para a obtenção de melhores resultados.
De fato, o planejamento orçamentário aliado à organização das finanças escolares são poderosas ferramentas de gestão.
Como resultado, a otimização das contas e do lucro das instituições de ensino se dá pelo foco na redução de custos e de despesas.
Equilíbrio e segurança na hora de evitar gastos
Em primeiro lugar, é preciso deixar claro que reduzir ou evitar gastos nunca pode significar diminuir a qualidade dos processos educacionais de ensino e de aprendizagem.
Nem prejudicar serviços e atividades imprescindíveis ao bom funcionamento da escola. Muito menos o adequado atendimento a alunos, professores e demais profissionais da educação.
Evitar gastos desnecessários para organizar as finanças da escola
Sempre é possível ser mais eficiente e economizar mais. Por isso, trouxemos dicas simples e básicas que, de fato, permitem evitar gastos supérfluos.
Comece pelo básico
ECONOMIZE ÁGUA. As finanças escolares e a natureza agradecem. Além disso, faz bem à imagem do colégio e, ao mesmo tempo, gera economia na conta de água.
Veja algumas dicas para economizar água e dinheiro:
- Revisar instalações hidráulicas à procura de vazamentos e canalizar e armazenar água da chuva são ações simples e interessantes.
- Criar e distribuir material explicativo e de conscientização entre funcionários e alunos também é uma atitude muito bem-vinda.
- Trocar as descargas de válvula por sanitários com caixas acopladas é um investimento de longo prazo que compensa. Não esqueça de trocar as torneiras convencionais por automáticas: o consumo de água é reduzido em até 70%.
Continue, com simplicidade
As instituições de ensino, de fato, consomem muito papel. Parece até mentira, mas algumas escolas ainda usam agenda de papel!!!
De forma muito simples, prática, rápida e segura, reduzir a utilização de papel gera uma grande economia. Além disso, representa um alívio à natureza, pelo menor consumo de celulose (árvores) e água. Sem dúvida, uma boa e sustentável forma de evitar gastos e, assim, organizar as finanças da escola.
Uma estratégia que sempre funciona e resolve é a informatização dos processos e da comunicação da escola.
Um super aplicativo de educação e gestão é muito superior, especialmente, quando comparado aos processos manuais. Com toda a certeza, um investimento com retorno em curto e médio prazos, que funciona perfeitamente e gera uma grande redução de custos.
Ainda, o básico: economia e eficiência
ECONOMIZE ENERGIA ELÉTRICA.
- Revisar e atualizar instalações elétricas antigas é o primeiro passo.
- Depois, reduzir o número de lâmpadas acesas, com uma distribuição inteligente e estratégica dos pontos de luz.
- Trocar lâmpadas antigas pelas de LED gera mais economia e aumenta a eficiência da iluminação da escola e das salas de aula.
- Aparelhos de ar-condicionado devem ser ligados apenas com portas e janelas fechadas.
- Sem dúvida, um investimento com retorno garantido é a instalação de painéis solares.
Facilitar e organizar o dia a dia da gestão escolar
O telefone é uma tecnologia ultrapassada para a comunicação entre escolas e famílias. A solução inteligente e efetiva para a comunicação escolar não passa mais pelas antigas agendas de papel. Dentre as múltiplas soluções: a tecnologia de agenda escolar digital é inovadora e um processo que possibilita vantajosas formas de evitar gastos para organizar as finanças da escola.
Nem de mais, nem de menos
Planejar e calcular o número ideal de alunos em cada turma. De fato, quando esse cálculo leva em conta a infraestrutura (salas de aula e suas respectivas capacidades) e o número de alunos matriculados no Ensino Básico (Infantil, Fundamental e Médio), os resultados são melhores.
O número de alunos por turma deve ser equilibrado. Dessa maneira, permite uma melhor relação entre gastos e receitas. Todavia, essa equação deve levar em conta a qualidade dos processos de ensino e aprendizagem e evitar a superlotação.
Não precisa ser difícil! Ao contrário: a gestão escolar pode manter as escolas economicamente sustentáveis e, ao mesmo tempo, entregar muita qualidade. Sem dúvida, uma exigência do competitivo setor educacional.
Eficiência para organizar as finanças da escola
Para evitar gastos desnecessários e organizar as finanças da escola, a gestão escolar deve ser mais eficiente. Precisa atuar em diversas frentes e buscar, sempre, a melhor relação custo x benefício.
Por fim, destacamos algumas áreas de atenção que devem estar na mira da gestão escolar para evitar gastos desnecessários e organizar as finanças da escola.
Assim, a moderna gestão escolar deve prestar mais atenção e priorizar tecnologias, práticas e ferramentas. Quando bem avaliadas, analisadas e controladas, como resultado, podem significar melhores decisões, mais economia e saúde financeira sustentável:
Atenção total ao planejamento orçamentário
Marketing e publicidade
Boletos bancários
Orçamentação e pesquisa de preços
Investir em novas tecnologias
Controlar e monitorar a inadimplência escolar
Manter e incentivar o engajamento docente
Renegociar contratos antigos
Planejar a retenção de alunos.
