A gestão escolar planeja, simplifica, agiliza e organiza os processos escolares para garantir sucesso e destaque à instituição de ensino. O desempenho adequado da escola, com toda a certeza, depende de boas práticas administrativas aliadas a uma visão sistêmica.
Entretanto, tornar os processos escolares mais eficazes não é tão intuitivo: requer esforço, desenvoltura e, principalmente, preparo do gestor.
Nesse sentido, o superApp Diário Escola compartilha algumas dicas sobre como organizar a gestão escolar de forma mais ágil e produtiva. Quer entender melhor? Então continue lendo este blog post!
A lógica de gestão dos processos escolares como diferencial
A qualidade de uma instituição de ensino também pode ser definida pela habilidade da gestão escolar em integrar os diversos setores.
Afinal, nenhuma parte da escola funciona sozinha. Ao contrário, todas desempenham papéis estratégicos e colaborativos para o andamento dos processos escolares da instituição.
Ter esse nível de compreensão, de fato, diferencia um bom gestor de um excelente. Por isso, é essencial estruturar a rotina da gestão com esforço e dedicação.
Coordenar processos internos é um desafio que se apresenta diariamente para a gestão da escola.
Temas como acompanhamento financeiro, gestão de contratos e até desenvolvimento de programas com relevância social, sem dúvida, dependem de visão sistêmica, uma vez que não há gestão sem estruturação.
Portanto, é crucial prezar a qualidade da gestão escolar. Porém, sem perder de vista o papel social da escola.
Além disso, os valores da instituição também definem o rumo dos processos escolares que abrangem os alunos e os responsáveis.
Desde a captação de novos alunos, passando pela campanha de matrículas e pela comunicação com as famílias, a escola deve focar no engajamento do seu público e na democratização da gestão.
Dessa maneira, poderá alcançar a prosperidade da instituição e o destaque no mercado educacional.
A estruturação dos processos escolares
Ampliar a transversalidade e a colaboração entre os diversos setores da escola e, ao mesmo tempo, ter mais autoridade sobre a gestão são as bases para repensar a lógica organizacional da instituição.
Por isso, é preciso abranger as principais dimensões da escola nessa estruturação da gestão: administrativa, pedagógica, financeira e a de pessoal. Entenda como integrar essas ideias nos procedimentos institucionais.
#1 Organize a matrícula
Preparação e tecnologia são tudo. Pois, antes, em escolas sem a digitalização dos processos escolares, a equipe gerencial tinha de ser maior. Além disso, tinha de começar os preparativos com meses de antecedência antes de iniciar o processo admissional, por exemplo.
Nas escolas de excelência, as superEscolas, para iniciar a campanha de matrículas e rematrículas, bastam três passos!
Em poucos cliques e on-line! É assim que a moderna gestão escolar estabelece o cronograma, envia e recebe documentos e tem à disposição diversos modelos de contratos, com antecedência e direto na palma da mão.
Além disso, atende as famílias de forma individualizada e humanizada. Porém, com agilidade e segurança de forma rápida, fácil e completa.
Assim, com a tecnologia para digitalizar e automatizar os processos escolares, montar as turmas é um dos processos que se torna rápido e fácil!
A flexibilidade e o controle de um super aplicativo de educação proporcionam uma experiência superior em gestão escolar. Pois, não deixa exceder a capacidade física da escola nem sobrecarregar a rotina de trabalho dos professores, por exemplo.
#2 Arquive documentos apropriadamente
Não subestime a importância de um profissional especializado em biblioteconomia para gerenciar os documentos da instituição. Entretanto, uma boa opção é apostar na digitalização dos arquivos e no armazenamento em nuvem – já que assim, há mais segurança e menos impacto ambiental.
Os super aplicativos de educação e gestão são as melhores opções e o melhor custo-benefício do mercado. Sustentáveis, eles executam inúmeras tarefas de forma simplificada e segura, além de contar com bancos de dados, relatórios e toda a gestão escolar disponível direto na palma da mão.
#3 Conheça seu público e faça pesquisas de satisfação
É superimportante que o gestor tome suas decisões baseado em métricas e dados objetivos. Para isso, uma pesquisa de satisfação é uma ótima ferramenta, que gera engajamento e torna a gestão mais democrática.
No entanto, vale destacar que devem ser consideradas tanto as demandas internas (de profissionais da educação) quanto as externas (de estudantes e responsáveis). Uma vez que têm perspectivas diferentes.
#4 Faça um planejamento estratégico
Um modelo de gestão focado na eficiência dos processos escolares nunca está pronto. Porém, encontra-se em constante avaliação e renovação.
Nesse sentido, planejar estrategicamente significa acompanhar de perto as dificuldades da instituição e pensar em múltiplas soluções, simples e inovadoras.
Por exemplo, não basta mediar conflitos: é necessário implementar um programa de combate ao bullying. Ou comprar computadores mais modernos não significa implementar tecnologia, mas adotar um super aplicativo de gestão, sim.
#5 Trace metas e objetivos
Quais são os planos a longo prazo para o desenvolvimento da instituição? E a curto prazo? Existem os meios disponíveis para realizar o planejado? Quais as taxas de captação e de evasão escolar? Como os investimentos vão impactar o orçamento da escola?
Perguntas, de fato, servem como pontapé inicial para diagnosticar a situação atual da escola e para pensar, repensar e planejar os próximos passos.
Avaliar os níveis de cancelamento de contrato ou as flutuações no orçamento, por exemplo, são processos escolares importantes para fazer projeções realistas. Lembre-se de incluir os times de marketing e de vendas nessas análises.
#6 Trabalhe a comunicação interna e externa
Já falamos sobre a importância de integrar os setores da escola. No entanto, executar essa tarefa não é tão simples quanto concebê-la, uma vez que o clima organizacional pode ser diferente, de acordo com a rotina e as atribuições de cada setor.
Para garantir a eficiência dos processos escolares, é indispensável que os setores se comuniquem entre si com eficiência.
Nesse sentido, é impossível dissociar a área financeira do marketing e das vendas. Ou separar as atividades da secretaria daquelas realizadas pelos professores (lançamento de notas, montagem de horários, elaboração dos boletins).
Enfim, a capacidade dos setores se integrarem depende da percepção dos funcionários sobre a instituição, do entendimento deles sobre os valores e as políticas institucionais. Com toda a certeza, também depende do investimento em gestão da comunicação que a escola fizer.
#7 O papel de um superApp nos processos escolares
Para possibilitar a integração entre o pedagógico, o administrativo e o operacional dentro da escola, um superApp de educação e gestão é um investimento essencial.
Afinal, facilita a rotina dos profissionais da educação e dos alunos. De fato, é um diferencial estratégico e competitivo para a instituição interessada em modernizar seu modelo de gestão.
Dentro do superApp Diário Escola, por exemplo, é fácil ter acesso rápido a diversas informações, de forma prática e intuitiva.
Desde o acompanhamento da inadimplência até o desempenho docente, o superApp Diário Escola oferece soluções que aumentam o controle sobre a instituição e os processos escolares.
Dessa maneira, há mais previsibilidade. O que, sem dúvida, converge com a visão sistêmica da instituição de ensino, sem partes isoladas.
A lógica da gestão escolar é caracterizada pela postura e pelos valores das gestoras. É preciso destreza para coordenar os diversos processos escolares. Sobretudo, pelo impacto que qualquer decisão tem sobre o ambiente institucional.
Por isso, o superApp Diário Escola é sucesso nas mais de 650 escolas parceiras em todo o Brasil e até no Japão.
