Dentro do ambiente escolar, é necessário lidar com diversas pessoas. Portanto, é essencial certificar-se de que as famílias tenham uma boa e satisfatória experiência, criando uma relação de confiança. Por isso, a secretaria escolar é essencial, uma vez que ela, em muitas vezes, corresponde ao primeiro contato dos pais e responsáveis com a escola.
A secretaria também é responsável pela documentação dos alunos, professores e demais colaboradores. Assim, ela assegura o controle das atividades administrativas, estabelecendo um bom funcionamento da escola através de um serviço de qualidade.
É notável que a função da secretaria escolar, portanto, é fundamental para a escola. Nesse sentido, para instruir e ajudar as instituições de ensino, preparamos um plano com as principais atividades para a secretaria escolar. Sendo eles:
Atribuições da secretaria escolar
A secretaria escolar, juntamente com o gestor escolar, são os responsáveis legais por todo processo de gestão administrativa e registros da escola. Afinal, o setor trabalha com toda escrituração, correspondência e documentação necessárias para o funcionamento da instituição.
Contudo, vale lembrar que documentação não está relacionada apenas à burocracia. Mas, também, aos documentos pedagógicos, que devem estar sempre atualizados, como: entrada e saída de alunos, resultados de provas e trabalhos, além do certificado de conclusão, por exemplo.
A secretaria é responsável por organizar todos os documentos dos alunos que já estudaram na instituição. Incluindo, também, arquivos, prontuários e livros que estabelecem o funcionamento da escola.
Tarefas diárias da secretaria escolar
Organizar e divulgar a lista de material didático.
Realizar campanha de matrículas.
Elaborar e agendar reuniões.
Garantir que a escola esteja funcionando de acordo com a lei.
Receber os familiares, presencial e remotamente.
Averiguar a regularidade de professores, colaboradores e estudantes.
Atualizar o registro de atividades e provas de alunos.
Realizar e acompanhar as matrículas e rematrículas.
Prestar ajuda aos demais setores da escola.
As escolas precisam de secretarias que recebam feedbacks dos familiares, alunos, educadores e colaboradores. Através deles, sem dúvida, é possível desenvolver uma estratégia para diminuir a evasão escolar e verificar as necessidades de melhorias.
Nesse sentido, atitudes como: iniciativa, organização, empatia, cooperação, segurança, dinamismo, responsabilidade, discrição e integridade são características valiosas para os profissionais da secretaria escolar.
Dados importantes para a secretaria escolar
Parte integrante das funções da secretaria escolar, é conhecer e entender sobre alguns documentos oficiais, como:
- Projeto pedagógico (PP);
- Regimento escolar;
- Calendário escolar;
- Contrato de matrícula;
Entenda o que é o Projeto Pedagógico das escolas e qual sua importância clicando aqui.
Regimento Escolar
Durante a rotina escolar, a secretaria deve agir de acordo com o Regimento Escolar, que está de acordo com as regras e normas da escola. Esse regimento, então, leva em consideração direitos e deveres de cada colaborador. E, como resultado, a secretaria escolar é responsável por garantir que sejam cumpridos. O regimento escolar também abrange os objetivos gerais e específicos, avaliações e quesitos que referentes às reprovações.
Calendário Escolar
Da mesma forma, é necessário estar sempre atento ao calendário escolar e utilizá-lo como apoio no planejamento das atividades fundamentais para o ano letivo. Através dele é possível determinar os objetivos da escola com clareza e defini-los em tarefas, para que sejam alcançadas facilmente.
É importante lembrar que, de fato, a secretaria escolar e a equipe pedagógica são responsáveis pela elaboração do cronograma.
Contrato de matrícula
A secretaria escolar trabalha diretamente com o processo de matrículas e rematrículas. Logo, é fundamental que a secretária conheça todas as cláusulas do contrato para sanar dúvidas dos familiares e, desse modo, oferecer atualizações e melhorias, incluindo reajustes anuais.
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