Como elaborar uma campanha de matrículas bem-sucedida?

Vamos dar um salto na elaboração da campanha de matrículas para sua escola? Separamos algumas dicas práticas que vão ajudar a colocar o plano em ação. Confira como adaptar essas estratégias para a realidade da sua instituição!

✅Planejar cada etapa

Desde as primeiras conversas sobre a campanha até a matrícula do último estudante, há um caminho a ser trilhado. Mas você sabe quais são as etapas desse processo? Se ainda não, comece com um cronograma.

Ter um cronograma bem definido permite visualizar todo o processo de matrícula, desde o planejamento até a execução final. Ele ajuda a estabelecer prazos realistas para cada etapa, a fim de evitar atrasos e garantir a conclusão das atividades no tempo adequado.

Esse calendário com datas, etapas e prazos também possibilita uma melhor distribuição de recursos da escola para a campanha, como tempo, equipe e orçamento, para maximizar a eficiência de cada ação realizada.

Uma boa prática na hora de criar o cronograma é trabalhar de forma reversa a partir da data final desejada, para garantir que cada etapa tenha o tempo adequado para ser concluída. Considere o tempo necessário para:

• preparação de materiais de divulgação;

• criação de estratégias de marketing;

• execução de eventos;

• análise de resultados.

Ao elaborar o cronograma, sua equipe deve ser realista quanto à capacidade de execução de cada etapa, considerando fatores como recursos disponíveis, equipe envolvida e prazos viáveis, por exemplo. Distribua as tarefas de maneira equilibrada ao longo do tempo para evitar sobrecargas ou atrasos. Boa sorte!

✅Determinar metas

As metas para a campanha de matrículas para sua escola devem ser específicas, ou seja, é necessário colocar um número ou algo concreto como alvo:

• vale a pena saber como medir se você alcançou ou não uma meta para a campanha, ou seja, se é algo que pode contar ou avaliar;

• é importante que as metas sejam alcançáveis, possíveis de serem realizadas com os recursos disponíveis e com as estratégias de marketing que a gestão da escola tem em mente;

• elas também precisam ser relevantes para a instituição, ou seja, devem estar relacionadas ao que a escola quer alcançar em termos de crescimento ou qualidade educacional.

Por fim, é importante determinar um prazo para alcançar a meta: um tempo para atingir o objetivo. Por exemplo, uma meta específica poderia ser querer aumentar o número de novos estudantes em 15% no próximo ano. Essa meta é mensurável, pois a equipe responsável pelo processo pode contar quantos novos estudantes chegaram.

✅Definir o orçamento

O orçamento para a campanha de matrículas para sua escola requer uma avaliação dos custos envolvidos e das estratégias de marketing planejadas para o processo. É um planejamento que deve considerar os diferentes aspectos do marketing educacional, como:

• anúncios pagos on-line (Google Ads, Facebook Ads);

• produção de materiais promocionais (panfletos, banners, vídeos);

• possíveis despesas com equipes internas de marketing ou agências externas.

É fundamental priorizar os canais de marketing mais interessantes para atingir o público-alvo da escola, o que pode envolver a segmentação do mercado para direcionar os investimentos de forma mais eficiente.

Por exemplo, uma escola pode alocar seu orçamento considerando a relevância de cada estratégia, como 40% para anúncios on-line direcionados, 30% para a produção de conteúdo visual, 20% para eventos de divulgação e 10% como reserva para ajustes ou oportunidades inesperadas.

Com um planejamento assim, sua escola terá os recursos necessários para uma campanha de matrículas que maximize o potencial de alcançar suas metas de inscrição.

✅Mostrar diferenciais da escola

Já parou para pensar por que algumas instituições têm tantos estudantes querendo estudar nelas, enquanto outras parecem não receber tanta atenção? Essa discrepância geralmente está ligada aos diferenciais que uma escola oferece.

A campanha é o momento de destacar o que faz sua escola se destacar, seus pontos fortes, aquilo que a torna única e atrativa para os estudantes e seus pais ou responsáveis.

Coloque-se no outro lado: imagine que está procurando uma escola para seus filhos. O que você gostaria de encontrar? Claro, qualidade de ensino é fundamental, mas além disso, quer encontrar um ambiente acolhedor, com atividades extracurriculares e talvez valores que ressoem com os seus. Esses elementos são diferenciais que uma escola pode oferecer.

Ressaltar essas qualidades também ajuda a escola a se destacar em um mercado competitivo. Com tantas opções disponíveis, vale a pena mostrar por que sua escola é a escolha ideal. É uma maneira de criar uma identidade forte e atrair os estudantes que mais se identificam com o que é oferecido.

Quando fazer a campanha de matrículas para sua escola?

Muitas escolas costumam iniciar suas campanhas de matrícula para o próximo ano letivo por volta de outubro. Esse período marca o início do planejamento, momento em que são identificados os desafios e as necessidades para atração de novos estudantes.

Esse planejamento, que ocorre durante um mês, entre outubro e novembro, é uma parte fundamental para mapear todos os aspectos antes de dezembro, quando há o fechamento das atividades do ano na escola.

Durante essa fase, as equipes se reúnem para discutir e definir estratégias. É um tempo destinado a entender quais são os pontos fortes da escola, quais áreas podem ser melhoradas e como comunicar efetivamente tudo isso para o público em potencial.

O objetivo é evitar correrias de última hora e garantir que todos os detalhes estejam acertados antes do início oficial da campanha. O planejamento permite ajustes e revisões necessárias para que a mensagem transmitida seja clara, direta e chamativa para os possíveis novos estudantes.

Quais erros evitar na elaboração da campanha de matrículas?

Já sabemos que preparar uma campanha de matrículas para sua escola envolve muitos detalhes, e às vezes até quem tem ampla experiência em gestão escolar cai em armadilhas. Então, identificar e evitar os obstáculos mais comuns pode ajudar sua campanha a alcançar os resultados esperados.

Aqui estão alguns erros frequentes a serem evitados para garantir que sua campanha de matrículas tenha uma boa repercussão.

👉Falta de planejamento estratégico

Todo o sucesso de uma campanha de matrículas para sua escola pode ser comprometido quando não se determinam diretrizes claras desde o início. A ausência de um planejamento estratégico robusto pode resultar em ações desalinhadas e esforços desperdiçados.

Essa falha, muitas vezes, decorre de pressa ou da tentativa de iniciar a campanha sem uma compreensão dos desafios a serem enfrentados ou do público-alvo a ser atingido. Faça o inverso e se certifique de desenvolver um planejamento estratégico que contemple:

• metas específicas;

• perfil do público-alvo;

• definição de canais de comunicação;

• cronologia clara das atividades.

👉Mensagens confusas

Materiais de divulgação com mensagens vagas, excessivamente técnicas ou ambíguas podem confundir e afastar os potenciais estudantes. É importante destacar os diferenciais da escola de forma cativante e acessível.

Se a escola tem um foco especial na criação de artes, por exemplo, a mensagem deve enfatizar não apenas as aulas de arte, mas também exposições, colaborações com artistas locais e como essas práticas estimulam a criatividade dos estudantes.

As mensagens confusas podem surgir por falta de foco na identificação dos diferenciais da escola ou na definição dos benefícios para os estudantes. Esse problema tende a ocorrer quando a equipe responsável pela campanha não compreende totalmente o que torna a instituição especial ou quando há falta de comunicação entre os departamentos da escola.

👉Falta de monitoramento e avaliação

Sua escola preparou uma campanha de matrículas incrível, mas como saber se ela está dando certo? Cuidado, a falta de acompanhamento e avaliação ao longo da campanha é outro erro comum. Significa que a equipe responsável pode não estar ciente de estratégias que não estão funcionando conforme o esperado.

Sem essa análise, não há oportunidade de ajustar as abordagens para alcançar melhores resultados. Muitas vezes, essa ausência de monitoramento vem da falta de definição clara de quais indicadores são realmente importantes para medir o sucesso da campanha.

O número de matrículas é frequentemente considerado o indicador mais evidente e direto do sucesso de uma campanha de matrículas escolar, mas ele não é o único que merece ser acompanhado durante o processo.

Caso a sua escola tenha processos de matrícula on-line, a taxa de conversão do site, que mede quantos visitantes se transformam em inscrições, pode ser um indicador valioso da eficácia desse canal como ferramenta de conversão.

Além disso, o engajamento nas redes sociais (curtidas, compartilhamentos e comentários) fornece uma ideia do interesse e do envolvimento da comunidade com a campanha, mesmo que não se traduza imediatamente em matrículas.

👉Não adaptação aos feedbacks e às mudanças necessárias

Uma campanha de matrículas para sua escola que não se adapta aos feedbacks e às mudanças necessárias está fadada a enfrentar dificuldades. Os feedbacks dos potenciais estudantes e de suas famílias são valiosos, e ignorá-los pode significar perder oportunidades de melhoria.

A rigidez em ajustar estratégias de acordo com as necessidades pode gerar perda de conexão com o público-alvo e falta de inovação para alcançar resultados mais positivos.

Chegamos ao final do nosso guia sobre como fazer uma campanha de matrículas para sua escola e esperamos que você tenha gostado das dicas. Como vimos, uma campanha bem-sucedida é fruto de planejamento estratégico, criatividade e dedicação. É mais do que simplesmente preencher vagas na escola.